จัดการเวลาของคุณ - คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ

เราจะบอกคุณเกี่ยวกับเครื่องมือที่มีประโยชน์มากที่สุดสำหรับการทำงานร่วมกับปฏิทินโดย Daniel Browne - ผู้เขียน "The Source of Energy"

หลักการ Pareto ระบุว่างานนี้กรอกข้อมูลให้ครบทุกครั้ง ปฏิทินเป็นเครื่องมือสำหรับการจัดทำงบประมาณตามเวลาซึ่งช่วยให้คุณสามารถรับมือกับธุรกิจหรือโครงการที่คุณกำลังทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เวลาที่ไม่คาดคิดมักจะถูกยึดครอง ใช้กฎต่อไปนี้เพื่อช่วยในการใช้ปฏิทินของคุณ:

1. ปฏิทินควรแสดงภาพจริงว่าคุณจะใช้เวลาของคุณอย่างไร

ควรวางแผนทุกสิ่งทุกอย่างที่สำคัญสำหรับคุณและจำเป็นต้องทำ ข้อยกเว้นสามารถทำได้สำหรับงานขนาดเล็กที่คุณใช้เวลาไม่ถึงสิบห้านาที

2. ใช้เวลาในการกำหนดแผนการสำหรับวันและสัปดาห์ที่ระบุ

การวางแผนโดยละเอียดช่วยให้คุณประหยัดจดจ่ออยู่กับสิ่งที่คุณทำในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งและไม่ลุกขึ้นยืน เป็นการดีที่สุดที่จะวางแผนล่วงหน้าในคืนก่อนเมื่อคุณเสร็จสิ้นการทำงานของคุณและมีความคิดในสิ่งที่ควรจะโอนไปในวันพรุ่งนี้ การวางแผนหรือปรับแผนในตอนเช้าเป็นสิ่งที่ควรทำเฉพาะในเวลากลางคืนคุณจะได้รับแนวคิดสร้างสรรค์หรือจำเรื่องเร่งด่วนได้

3. กำจัดรายการที่ต้องทำ

มีการเขียนทุกอย่างที่คุณต้องทำบนกระดาษคุณฟรีหัวของคุณ แต่ปัญหาคือในรายชื่อของคุณกรณีจะไม่ จำกัด เฉพาะกำหนดเวลาและเป็นผลให้คุณจะไม่ทราบเมื่อคุณสามารถตอบสนองพวกเขา

4. ใช้การแจ้งเตือนสำหรับงานที่ผูกแน่นอยู่กับเวลา

ถ้าคุณมีสิ่งที่ต้องทำในเวลาที่กำหนดให้เปิดการแจ้งเตือนหรือสัญญาณที่เตือนให้คุณทราบ แม้ว่าการแจ้งเตือนจะช่วยให้รู้สึกดี แต่ไม่ควรใช้กรณีที่ไม่ได้ จำกัด เวลาเพราะหากมีการแจ้งเตือนบ่อยๆคุณก็จะหยุดตอบสนองต่อได้

5. กำหนดแนวทางแก้ปัญหาสำหรับงานที่มีกำหนดเวลาที่ยืดหยุ่น

โดยปกติสิ่งที่ไม่ต้องการให้พวกเขาทำงานในช่วงเวลาหนึ่งใส่ในรายการมักลืมเกี่ยวกับพวกเขาหรือโอนในวันถัดไป โดยการรวมไว้ในตารางเวลาของคุณคุณจะเพิ่มโอกาสในการแก้ปัญหาของพวกเขา พาพวกเขาไปสักระยะหนึ่งเมื่อคุณมักจะสามารถแก้ปัญหาได้

6. ทำให้ปฏิทินเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของคุณ

แม้ว่าคุณจะใช้สมุดบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ด้วยตั้งค่าการแจ้งเตือนคุณควรอ่านปฏิทินของคุณเป็นครั้งคราว นี้จะช่วยให้คุณได้รับความคิดของวันที่จะมาถึง คุณต้องดูปฏิทินอย่างน้อยวันละสองครั้ง ดีที่สุดถ้าคุณดูมันทุกครั้งที่คุณเสร็จสิ้นสิ่งต่อไป ลบกรณีที่เสร็จสมบูรณ์หรือเน้นสีเพื่อดูว่างานที่ทำเสร็จสิ้น

7. แบ่งงานขนาดใหญ่ออกเป็นธุรกิจขนาดเล็กและวางแผนการแก้ปัญหาของพวกเขา

บ่อยครั้งเมื่อทำงานกับโครงการขนาดใหญ่สามารถทำได้ดูเหมือนว่าคุณไม่จำเป็นต้องวางแผนอะไรเพราะรู้แล้วว่าจะทำอย่างไรใน 2-3 วันหรือสัปดาห์ถัดไป อย่างไรก็ตามหากคุณไม่ได้รับการจัดระเบียบเป็นอย่างมากความคิดโดยประมาณเกี่ยวกับสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่และกรอบเวลาโดยประมาณจะส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของคุณเนื่องจากไม่มีกรอบเวลาในตารางเวลาจะทำให้คุณรู้สึกเร่งด่วน อย่าออกนอกเส้นทางจะช่วยให้คุณแบ่งโครงการออกเป็นงานย่อยและวางแผนการแก้ปัญหาสำหรับแต่ละรายการในปฏิทิน

8. อย่าลืมให้แบ่งระหว่างกรณี

เป็นอุปสรรคสำคัญในการวางแผน -ขาดความสมจริง เมื่อวางแผนงานโดยไม่คำนึงถึงการรบกวนหรือแบ่งเวลาที่จำเป็นในการเปลี่ยนไปใช้กรณีต่อไปคุณอาจเสี่ยงต่อการสูญเสียการโฟกัสการออกจากตารางเวลาและต้องเผชิญกับความต้องการในการติดต่อกับเวลาที่เหลือ เมื่อเวลาผ่านไปคุณเริ่มคิดว่าการวางแผนไม่ได้ผลและคุณให้ความคิดในการสร้างความมั่นใจในการผลิต หากคุณให้การพักผ่อนการพักกลางวันเวลาสำหรับการเดินทางและการรบกวนคุณจะได้ภาพที่สมจริงในสิ่งที่คุณต้องทำและเวลาที่คุณจะใช้ไปซึ่งหมายความว่าคุณสามารถวางแผนวันของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ

9. วางแผนเวลาในการเตรียมการโทรและการประชุมที่จะเกิดขึ้น

คุณต้องมาสายสำหรับการประชุมเนื่องจากความจริงที่ว่าคุณไม่ได้ให้เวลาเพียงพอสำหรับถนนและลักษณะของการผูกปม โดยการจัดตารางเวลาการเตรียมงานในปฏิทินของคุณคุณจะได้รับการกำจัดความเครียดถ้าคุณเพียงแค่ต้องคิดออกเส้นทางหรือค้นหาหมายเลขโทรศัพท์ก่อนที่คุณจะออกไปเมื่อคุณต้องการโทรหาลูกค้า วางแผนเวลาสำหรับการเดินทางค้นหาตารางเวลาที่แน่นอนของการขนส่งและให้โอกาสในการสกัดกั้นถ้วยกาแฟไปพร้อมกัน

10. กำหนดเวลาในระหว่างวันสำหรับงานที่คาดไม่ถึงและสถานการณ์

บ่อยครั้งที่สิ่งที่คุณทำผิดพลาด? ทุกวันสัปดาห์ละครั้ง? จัดเตรียมตารางเวลาของคุณให้เป็นเวลาสำหรับกรณีที่ไม่สามารถคาดการณ์ได้และหากไม่ปรากฏคุณสามารถใช้เพื่อดำเนินการอื่น ๆ ได้เสมอ วิเคราะห์จำนวนเวลาในระหว่างวันที่ไปถึงการโทรหรือการพักที่ไม่ได้กำหนดไว้และกำหนดเวลาไว้ในตารางเวลาของคุณ เป็นไปได้มากทีเดียวอันดับแรกคุณจะประเมินค่าสูงเกินไปหรือดูเบาลงเวลาที่คุณต้องการ แต่ด้วยประสบการณ์ความถูกต้องของการประมาณการของคุณจะเพิ่มขึ้น

11. พัฒนานิสัยการวางแผน

ทันทีที่คุณมีงานใหม่ทันทีและใส่ไว้ในตารางเวลาของคุณ ถ้าไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตามที่เป็นไปได้ให้จดโน้ตมาร์ทโฟนแท็บเล็ตหรืออุปกรณ์อื่น ๆ ที่คุณใช้อยู่ การเข้างานทันทีในตารางเรียนขั้นแรกไม่จำเป็นต้องจดจำสิ่งที่คุณต้องทำและประการที่สองไม่รวมความเป็นไปได้ที่จะยังไม่ได้รับการแก้ไข

หากคุณต้องตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอร้องขอหรือจัดประชุมให้พวกเขาในเวลาปฏิทินสำหรับสัปดาห์แล้วเพิ่มรายการลงในช่วงเวลาที่ระบุ ในปฏิทินอิเล็กทรอนิกส์เช่นใน Outlook คุณสามารถวางรายการเหล่านี้ไว้ในส่วนบันทึกได้ ในไดอารี่กระดาษซึ่งไม่มีสถานที่สำหรับรายการทั้งหมดคุณสามารถวาดขึ้นเป็นรายการแยกต่างหากซึ่งเชื่อมโยงกับช่วงเวลาที่กำหนด

12. ใช้ปฏิทินเพียงอย่างเดียวในการวางแผนงานและสำหรับปัญหาอื่น ๆ ทั้งหมด

เมื่อพูดถึงชีวิตของคุณระหว่างการทำงานกับการพักผ่อนไม่ควรแบ่งออก พื้นที่เหล่านี้ในชีวิตของคุณสะท้อนให้เห็นถึงวิธีที่คุณจัดการกับเวลาของคุณ การใช้ปฏิทินสองแบบทำให้คุณสูญเสียความสนใจและทำให้การควบคุมเวลาทำได้ยาก

13. ใช้วิธีเซลล์

หลักการของมันคือการแบ่งวันสำหรับช่วงเวลาที่มีขนาดใหญ่หลายช่วง ประสิทธิภาพสูงสุดมีให้โดยกลุ่มไม่น้อยกว่าหนึ่งชั่วโมงครึ่ง จำนวนเซลล์ดังกล่าวสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตั้งแต่สามถึงหก ที่ง่ายที่สุดคือวันประกอบด้วยเซลล์ 3 เซลล์ที่ตรงกับช่วงเช้าช่วงบ่ายและเย็น

ช่วงเวลาเป็นอะไรที่มากกว่ากลุ่มความสำเร็จหรือช่วงเวลาที่คุณจะมีส่วนร่วมในกิจการที่สำคัญที่สุด

หนึ่งเซลล์ไม่คิดว่าเป็นงานเดียวเท่านั้น คุณสามารถกำหนดเวลาในช่วงนี้ได้หลายกรณี ตัวอย่างเช่นถ้าขนาดของเซลล์เช้าของคุณเป็นเวลาสามชั่วโมงคุณสามารถกำหนดเวลางาน 15 นาทีและสองชั่วโมงได้ รวมงานเล็ก ๆ ไว้ในช่วงเวลา 30 นาทีหรือดีกว่าใส่ไว้ในเซลล์รายชั่วโมง

รู้สึกไม่ว่างที่เราทำงานขนาดเล็กและบล็อกขนาดใหญ่ช่วยในการสร้างแผนการคิดและให้ความรู้สึกว่าเราบรรลุเป้าหมายของเรา พยายามที่จะไม่เติมเซลล์ด้วยงานประจำหรือไม่มีประสิทธิภาพ ถ้าคุณต้องการเวลาในการบริหารจัดการให้สร้างเซลล์แยกต่างหาก คุณต้องมีประสิทธิผลไม่ยุ่ง และอย่าลืมสรุปผลตอนท้ายของแต่ละช่วงเวลา

การจัดโครงสร้างเซลล์จะช่วยให้คุณใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดของเวลาที่จัดสรรให้กับกรณีที่วางแผนไว้ ในเซลล์คุณควรทำสิ่งที่สำคัญสำหรับคุณ

• 
  เซลล์หรือตอนเย็นเพื่อการผ่อนคลาย


• 
  เซลล์หรือวันที่สำหรับวันที่


• 
  cell หรือตอนเย็นที่ทุ่มเทให้กับการเติบโตหรือการเรียนรู้ส่วนบุคคล


• 
  เซลล์หรือตอนเย็นที่ทุ่มเทให้กับเด็ก ๆ และครอบครัว


• 
  เซลล์เพื่อการสื่อสาร


• 
  เซลล์ทำงานช้า;


• 
  เซลล์เพื่อไปโรงหนัง;


• 
  เซลล์สำหรับการฝึกอบรม

14. ใช้เวลาว่างของคุณอย่างชาญฉลาด

มองไปที่เซลล์ที่คุณได้รับความคิดของคุณมีเวลาว่างมากแค่ไหน ในแต่ละช่วงเย็นทำงานห้าตอนทำให้คุณมีเวลาว่างสามถึงหกชั่วโมง เป็นเวลา 15-30 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ คุณสามารถใช้พวกเขาในสิ่งใดก็ได้: ผ่อนคลายสังสรรค์กับครอบครัวและเด็กรับประทานอาหารที่ร้านอาหารไปดูหนัง ถ้าคุณเพิ่มวันหยุดสุดสัปดาห์ (อีกสามสิบหกชั่วโมงหรือเพิ่มอีก 6-12 เซลล์) คุณจะได้รับเวลาว่างห้าสิบถึงเจ็ดสิบหกชั่วโมงต่อสัปดาห์! นี่เป็นเวลาของคุณในการใช้งานหลากหลายโครงการเช่นการเรียนรู้ภาษาต่างประเทศการเขียนหนังสือเป็นต้น

ใช้เคล็ดลับเหล่านี้และคุณจะสามารถปรับปรุงสมรรถภาพการทำงานของตนเองอย่างมีนัยสำคัญรักษาความอุ่นใจง่ายต่อการควบคุมชีวิตและมีเวลาว่างให้กับตัวเองและคนที่คุณรัก!