มารยาทในการโทรศัพท์
วันนี้การติดต่อทางโทรศัพท์กลายเป็นเรื่องไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของชีวิตของทุกคน ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่บ้านหรือบนถนน แต่คุณมักมีโทรศัพท์อยู่ใกล้ ๆ และแม้แต่ในที่ทำงานโดยไม่มีโทรศัพท์ก็ไม่สามารถทำได้ โปรดจำไว้ว่าคุณโทรหาวันละกี่ครั้งหรือโทรติดต่อเพื่อชี้แจงหรือรับข้อมูลที่คุณต้องการ และทุกสายธุรกิจต้องปฏิบัติตาม มารยาททางโทรศัพท์. การสื่อสารทางธุรกิจทางโทรศัพท์เป็นทั้งวิทยาศาสตร์,ที่จะเข้าใจตั้งแต่วันแรกของการทำงานของคุณ บางครั้งเป็นการยากที่จะสร้างตัวคุณเองจากวลีปกติที่คุณใช้เมื่อพูดคุยทางโทรศัพท์เพื่อแก้ปัญหาส่วนตัว และตอนนี้มีกฎระเบียบต่างๆเกี่ยวกับมารยาทในการโทรศัพท์ซึ่งคุณไม่ควรลืม ในกรณีนี้มี กฎกติกามารยาทซึ่งกำหนดให้ผู้ที่โทรติดต่อและผู้ที่โทรเข้ามา.
ถ้าคุณโทรหา
ดังนั้นคุณจำเป็นต้องโทรทางธุรกิจเพื่อหาข้อมูลบางอย่าง ในกรณีนี้เมื่อคุณได้รับการบอกกล่าว โปรดระบุว่าคุณได้ไปถึงที่ที่คุณต้องการไปแล้วหรือยัง. บริษัท มักจะพัฒนาเฉพาะคำทักทายสำหรับผู้โทรทุกคนซึ่งคุณจะรู้ว่าคุณได้ผ่านที่ไหนและใครตอบคุณ หลังจากได้รับข้อมูลนี้แล้วคุณจะต้องแนะนำตัวเองและอธิบายสถานการณ์โดยย่อว่าเหตุใดคุณจึงโทรหา
มันมักจะเกิดขึ้นที่คนถามคุณโทรกลับ, แต่ในขณะที่คุณโทรหาพนักงานไม่ได้อยู่ในสถานที่. ในกรณีนี้มารยาทในการโทรศัพท์บังคับให้คุณอย่าวางสายและอย่าถามคนอื่นเพื่อถามคำถามนี้ แต่ถามว่าคนที่คุณต้องการจะพร้อมใช้งานและในเวลาใดที่สะดวกที่สุดในการโทร
บางครั้งการพูดทางโทรศัพท์อาจใช้เวลานาน หากคุณคาดหวังผลดังกล่าว มันจะไม่ฟุ่มเฟือยที่จะถามคู่สนทนาว่าเขามีเวลาสำหรับการสนทนา. แม้ว่าการสนทนาของคุณจะทำให้คุณมีเวลามากพอไม่ล่าช้าในการสนทนาเพราะการพูดคุยทางโทรศัพท์เป็นการแลกเปลี่ยนข้อมูลดังนั้นให้พูดสั้น ๆ แต่เป็นข้อมูล
คุณต้องยุติการสนทนาด้วย. ตอนนี้คุณต้องพยายามสร้างความประทับใจให้กับตัวคุณเองเพื่อให้คำอำลาเพิ่มวลี "ฉันหวังว่ารายชื่อติดต่อของเราจะเป็นประโยชน์!"
ถ้าคุณโทรหา
และตอนนี้คุณควรพิจารณากฎของการสื่อสารทางธุรกิจทางโทรศัพท์หากพวกเขาโทรหาคุณ ในกรณีนี้มารยาทในการโทรศัพท์บอกว่าคุณไม่รีบเร่งโทรศัพท์ทันทีและ รับโทรศัพท์หลังจาก 2-3 ครั้ง. นอกจากนี้ยังไม่ควรที่จะกระชับมากเกินไป ก่อนที่คุณจะปิดโทรศัพท์รวบรวมยิ้มและหลังจากที่คุณสามารถต้อนรับคู่สนทนา
ในฐานะนักจิตวิทยายินดีต้อนรับคุณใช้คำว่า "สวัสดี" เนื่องจากมีพยัญชนะมากมายในตัว นอกจากนี้คุณไม่สามารถใช้เป็นคำพูดคำทักทายเช่น "สวัสดี" และ "ฉันกำลังฟัง" เนื่องจากเป็นสัญญาณของการไม่เคารพต่อคู่สนทนา ทักทายคนที่โทรหาคุณด้วยคำว่า "สวัสดี!". โปรดทราบว่าคุณไม่สามารถใช้คำทักทาย "Good Morning" หรือ "Good Evening" เนื่องจากเป็นวันที่ถือว่าเป็นคนทำงาน
หลังจากทักทาย ตั้งชื่อโพสต์และแนะนำตัวเอง. ถ้าคุณไม่ได้ระบุเหตุผลสำหรับการโทรคุณจะต้องพยายามหาข้อมูล หากคุณไม่พบสาเหตุของการโทรก่อนเริ่มการสนทนาในกรณีนี้การติดต่อจะไม่เหมาะสม
เนื่องจากคนที่โทรหาคุณหวังว่าการโทรของเขาจะได้รับความสนใจเป็นอย่างมากเสมอ ในระหว่างการสนทนากับคู่สนทนาให้การสนับสนุนเขาด้วยแบบจำลองดังกล่าวของ "ใช่", "ถูกต้อง", "ฉันเข้าใจ ... " และอื่น ๆ
เสมอ ควบคุมเสียงพูดและจังหวะการพูด. มารยาทในการโทรศัพท์ระบุถึงความเร็วอย่างถูกต้องคำพูด: 120-150 คำต่อนาที เป็นจังหวะที่นำมาใช้ในการทำบทสนทนาทางโทรศัพท์ ทักทายคู่สนทนาและเรียกตัวเองช้ากว่าเล็กน้อย พยายามที่จะตอบสนองด้วยเสียงร่าเริงแม้ว่าคุณจะเหนื่อยมากก็ตาม คนที่อยู่อีกด้านหนึ่งของสายอยู่เสมอมากขึ้นที่น่ารื่นรมย์ที่จะพูดคุยกับคู่สนทนาที่แสดงความสนใจในการสนทนา
ตามกฎกติกามารยาทในการโทรศัพท์ผู้โทรควรจะจบการสนทนา แต่ถ้าคุณรู้สึกว่าการสนทนานั้นล่าช้ามากเกินไปนอกจากนั้นเขายังไปที่ด้านข้างด้วย พยายามยุติการสนทนาด้วยการจัดช่องให้ถูกต้อง. ในการทำเช่นนี้คุณสามารถใช้วลีเช่น "ฉันคิดว่ารายละเอียดหลักที่เราพบ ... "
และโปรดจำไว้ว่าในระหว่างการสนทนาทางธุรกิจผ่านทางโทรศัพท์คุณไม่ควรทำลายความไว้วางใจของลูกค้าใน บริษัท ดังนั้น อย่าใช้วลีที่มีการก่อสร้างเชิงลบ. ดังนั้นแทนที่จะใช้วลี "ฉันไม่รู้" ให้ใช้วลี"ฉันจำเป็นต้องชี้แจงข้อมูลเกี่ยวกับปัญหานี้" คุณไม่สามารถปฏิเสธผู้ที่โทรหาคุณโดยตรงดังนั้นอย่าพูดว่า "เราไม่สามารถทำเช่นนี้ให้คุณได้" แทนที่จะเป็นวลีนี้ให้พูดว่า "ในปัจจุบันนี้จะเป็นเรื่องยากสำหรับเรา แต่ ... "
รักษาภาพลักษณ์ที่ดีของ บริษัท ไว้เสมอเพราะเป็นเพราะเหตุนี้มารยาทในการติดต่อทางโทรศัพท์ได้รับการพัฒนาขึ้น เรียนรู้ที่จะพูดกับลูกค้าอย่างถูกต้องดูคำพูดของคุณ จำนวนผู้ที่ต้องการสื่อสารกับคุณเพิ่มขึ้นเท่านั้น.
